ＪＴＢコミュニケーションデザインが東京都の事業として、東京観光財団法人の公募の委託事業に応募した提案書です。

　ＭＩＣＥ誘致を図るためにを新たらしい、ユニークな観点でアレンジ・駆使して、各ジャンルの魅力を高め、より効果的なイベントとするユニークベニューです。

　先ずは、ＭＩＣＥ・ユニークベニューの観光庁の説明を含めて、ＪＴＢ

が積みあげてきたノウハウの様々な観点で、素材を吟味して、あらゆるジャンルの人材、素材を駆使して組み立てたモノで、ここまでよく考えて、プレゼンしたなあと驚く企画内容をご紹介です。

お城や寺院などの歴史的建造物や美術館、博物館などの文化施設、歩道などの公的スペースを使って、会議やレセプションを開催し、参加者に特別感や地域の特性を体験してもらう会場のことをいいます。

国際会議において、開催国が魅力的なユニークベニューを準備することは、参加者同士の交流の活性化に役立つだけでなく、会議の満足度向上や開催地・開催国のイメージアップにもつながります。各国間での競争が激しくなっている国際会議や展示会などのＭＩＣＥ誘致を実現するために、日本ではユニークベニューの開発と利用が求められています。

近年は、ユニークであることに加え、地元の人たちと交流できる「体験型プログラム」の要望が高まりつつあります。今回は、国際会議の参加者をもてなすユニークベニューの具体的な事例をご紹介です。

◆　ユニークベニュー利活用による　メリット

　《　ＭＩＣＥの利用者が求めるユニークベニューの用途　》

＊ＭＩＣＥとは

Meeting　　　　　：　企業会議

Incentive　　 　　：　企業の報奨・研修旅行

Convention　　　：　国際会議

Exhibition/Event ：　展示会・イベント

企業・団体などのミーティング

　○　会議・セミナー会場として　⇒　講堂、ホール、会議室

　○　レセプション会場として　　⇒　エントランス、ホール

　○　表彰式会場として　　　　　　　　　　⇒　講堂、ホール、会議室

　○　表彰式のイベント・プログラムとして　⇒　展示室（見学ツアー）

　○　レセプション会場として　　　　　　　⇒　エントランス、ホール

　○　国際会議の会場として　　⇒　講堂、ホール、会議室

　　○　レセプション会場として　⇒　エントランス、ホール

【Ｅｘｈｉｂｉｔｉｏｎ／Ｅｖｅｎｔ】

　　《　新たなユニークベニューの開発に向けて　》  

●　ユニークベニュー開発とは

◆　ベストプラクティスにおける課題と検討内容一覧

　　　ミーティングプランナーが、イベントを成功させるために重要視し
　　　ているポイントとは？

ドイツでは、ＭＩＣＥ開催にあたって、全体を統括するミーティングプランナーが活躍しています。

　会議やパーティー等のイベントを成功に導くために、ドイツではミーティングプランナーが重要な役割を担っています。イベント開催の需要が発生すると、ミーティングプランナーは主催者から直接依頼を受け、イベントのコンセプトをはじめ、演出や宿泊等のイベント全体を統括します。

　ミーティングプランナーは、異なるクライアントのニーズを満たすことを第一に目指しています。提案の際は、既存のメニューを提供するのではなく、新しいアプローチ、新しいコンセプトを考えます。イベントはそれぞれ明確な構成があることが重要で、それがクライアントにとって忘れられない思い出・体験を生み出す要因となります。ミーティングプランナーにとって最も重要なことは、クライアントが感動し、記憶に残るようなイベントのストーリーを、まさに脚本家のように創り出すことです。

例えば、

２０１２年にとある銀行からベルリンでのパーティーの提案を依頼された際のことです。他社の提案は、価格の高い美術館や博物館が多かったそうですが、私は堅苦しい晩餐会よりもカジュアルな雰囲気が好まれると考え、ベルリン発祥のグルメ「カレーソーセージ(CurryWurst)」の博物館を提案しました。

博物館では、紙コップに入ったカレーソーセージ、瓶ビール、インタラクティブなゲームを用意しました。また、集合場所では、カレーソーセージ博物館のキャラクターの着ぐるみが、会社のネームプレートを持ち、スタッフの目印として活用されました。

目印として非常に分かり易いこの方法は、看板としての役割と同時にその会社の宣伝にもなりました。

そして、送迎には、６０年代のレトロバスを使用し、移動中にはガイドさんにベルリンを説明してもらい、ただ移動するだけではなく移動中も楽しんでもらえる仕組みをつくりました。

 　　　クライアントのニーズを把握し、それを満たすストーリーの構成を構築
　　　します。
　　　そして、そのストーリーを実現させるために必要な要素を用意していきます。

　照明はイベントの内容によってテーマを変えます。例えば、和やかな雰囲気を創り出すためには会場全体に使用する照明を淡い色で統一します。ネットワーキングでリラックスした雰囲気を演出する際は、ブルーを中心にライティングします。時には、利用している会場の特性（天井の形や壁の色）を活用してライティングを行うこともあります。

　また、最新のテクノロジーを使った音響では、一部の人に狙いを定めて音を流すことも可能です。例えば、会議で外国人の方が話している英語を日本語に同時通訳し、それを決まったターゲットのみに届けることができます。　　

　映像の分野では、イベント参加者の注目を集めるために、１２個のプロジェクターをつなげて映像を流す演出をしました。加えて、より強い印象を与えるのであれば、プロジェクションマッピングは非常に効果的です。

　照明・音響・映像に関わらず、テクノロジーを活用した会場の演出は、人々に強い印象を与えるためにとても重要な役割を果たします。クライアントは強い印象を参加者に与えたいというニーズを持っており、それに加えてエンターテイメントやインスピレーションを与える演出を行うことは非常に大切であり、クライアントの記憶に留まる演出を提供できます。

ドイツを含め、多くの場合、ミーティングプランナー　の依頼を受けて、テクニカルパートナー（音響・照明・　映像等を扱うＡＶ会社）がイベントのコンセプトを演出するために相応しい設備を準備します。

　ユニークベニューでイベントを行う際は、設営担当者と共に、事前に会場を直接確認することが非常に重要です。

ユニークであるからこそ、それぞれの会場によって電源、広さ、運搬の動線等設備や特徴等が異なるため、実際に目にしてその会場でイベントをするには何が必要であるかが明確になります。それを行い会場のスペックを把握することによって、革新的なコンセプトが生まれます。

　通常はベニューとして利用されていない施設であるだけに、会場選びにおいては慎重に調整を進める必要があります。施設に直接問い合わせをしても、思うような回答を得られないケースが多くあります。

また、使用条件や依頼先を間違えると思いもよらない落とし穴にはまってしまうこともあります。十分に時間をかけてじっくりと調整し、候補地を絞って行く必要があります。

会場選び地域には複数のユニークベニューが点在していることが多いので、それらを一元的に把握している地域のコンベンションビューロー等にコンタクトを取ることも方法の一つです。地域に属するコンベンションビューローがＭＩＣＥ誘致に向けたユニークベニューの活用促進を進めており、その地域ならではのニーズに沿ったユニークベニューの提案を行っています。

 
　　　Ｑ１　ユニークベニューの会場を探しています。

いくつか候補をリストアップしたいのですが、どのように探せばよいでしょうか？

　まずは、その会場が主催者のニーズにあっているのか確認してください。
その上で、主催者のニーズを実行できるか、設営等の専門業者と共に下見に行きます。ユニークベニューは、通常の施設（ホテルのバンケット会場、コンベンションセンター等）と異なるため、その会場で実施可能な事項と不可な事項があるので、「出来ないこと」をどのように実現可能にできるか、検討することも重要です。

　　　Ｑ２　ユニークベニューを会場として選ぶ上で、注意すべきことは？

　会場を確認した後は、使用条件の確認が必要です。利用時間・利用できる場所・イベントの主旨等できることと、できないことの確認から始めます。そのためには、事前に何をしたいかということを整理しておく必要があります。チェックリストを作成し、施設側と認識の共有をすることをお勧めします。

　また、その際には会場の工事やメンテナンスの有無についての確認も重要です。博物館や美術館等は、休館日に利用が可能なケースが多いものの、そういった日には施設内の工事やメンテナンスを行っていることもあり、イベント中に騒音が発生することや景観が損なってしまうこと、利用可能範囲が制限される等の可能性があります。

　会場を確認した後は、使用条件の確認が必要です。利用時間・利用できる場所・イベントの主旨等できることと、できないことの確認から始めます。

そのためには、事前に何をしたいかということを整理しておく必要があります。チェックリストを作成し、施設側と認識の共有をすることをお勧めします。

　また、その際には会場の工事やメンテナンスの有無についての確認も重要です。博物館や美術館等は、休館日に利用が可能なケースが多いものの、そういった日には施設内の工事やメンテナンスを行っていることもあり、イベント中に騒音が発生することや景観が損なってしまうこと、利用可能範囲が制限される等の可能性があります。

　ユニークベニューをホテルやレストランと同じように考えていると意外な盲点が潜んでいます。通常は慣例に従って進めるべき手続も、ユニークベニューの活用では、一つ一つ丹念に確認をしなくてはなりません。　

「特別感」を創造するためには、それなりの苦労がつきものです。ただし、その成果は大きな感動となってかえってきます。
 

Ｑ１　下見の際に必要なことは何ですか？

　実際に利用する会場が確定した後は、当日の設営等の準備に向けて、再度下見を行うことを推奨します。写真でイメージしている会場と実際の会場では雰囲気が違うことがあります。経験値が少ないユニークベニューでは、収容人員や椅子・テーブルの配置に関する情報が明確ではなく、まずは自分の目で確かめることが必要です。 

Ｑ２　会場の使用許可について、どのような手続きが必要？

　会場の利用が決定した際は、施設と書面を交わしましょう。施設側に、貸出における明確な書面が準備されていない場合があります。利用目的を明確に伝え、会場利用を確実に取り付けることで、トラブルを防ぎましょう。

　　Ｑ３　スムーズにユニークベニューを活用するには？

まずは、ユニークベニューの活用経験が豊富な事業者を探すことです。実績のあるケータリング会社やイベント会社があればそこに問い合わせすることをお勧めします。その施設特有のチェックポイントや解決策のノウハウは経験から蓄積されるものです。自分だけのイメージでことを運ぶと、取り返しのつかない事態に陥ることもあります。

　Ｑ４　当日に向けて必要なチェックポイントについて教えてください。

　駐車場・導線・クローク・下駄箱・受付・雨天対応（テントや傘立て）、運搬導線（機材関係）・ＶＩＰ導線・控室・事務局室・Ｗｉ－Ｆｉ・電源・天井高・スクリーンの位置・音響・養生等の他、アルコールを含む飲食の可否、火気・冷蔵庫・ごみ出し・事前荷物の送付・トイレ・消防法・椅子・テーブル・テーブルクロス・空調等思いつくすべての項目がチェックポイントとなります。

　また、イベント内容によってもチェックするポイントは異なってきます。会場側と十分なコミュニケーションを図り、イベント当日に向けて準備を行ってください。

　　《　ユニークべニュー事例　》

第１　委託件名

東京ユニークベニューショーケースイベント２０１９企画運営業務委託

第２　委託目的

　　　ＭＩＣＥ開催に伴う都内ユニークベニューの利活用を推進し
　　　ていくためには、主催者等に対して効果的に魅力をＰＲして
　　　いくことが必要である。

都内ユニークベニューの魅力や活用方法を幅広く発信するた
　　　め、レセプションを含んだショーケースイベント（以下、
　　　「イベント」という。）を実施していく。

第３　履行期間

　　　契約締結日の翌日から２０２０年３月３１日まで

第４　履行場所
　　　公益財団法人東京観光財団（TＣＶＢ：以下、財団という）
　　　の指定する場所

第５　事業概要

　　（１）実施場所

　　下記①から⑤のうち、財団と協議の上、実施場所を都施
　　設より２か所、その他民間等施設より２か所の計４か所
　　選定すること。

①　浜離宮恩賜庭園

②　旧前田家本邸洋館

　　③　題経寺（柴又帝釈天）及びその周辺

④　刀剣博物館

⑤　「Tokyo Unique Venues」掲載の、上記①から④
　　以外の施設（別紙２参照）

　　
　　（２）実施時期

　　四半期毎に１度、計４回実施する。ただし、１回目は７
　　月初旬に開催すること。　

　　（３）実施規模
　　　　　原則１５０人から２００人程度とするが、各会場の特性
　　　　　及び収容人数に応じたイベントを企画・設計すること。

　　（４）対象者

　　在京大使館、外資系企業、上場企業、国際機関、国内外
　　メディア関係者等　

　　　　　（５）イベント実施に係る会場設営等（映像音響照明含む）

　　①　会場では東京をPRするに相応しい設営をし、テーマ
　　　　及びコンセプトを明確化した上で、会場デザイン、
　　　　レイアウト及び演出　　を提案すること。会場デザ
　　　　イン、レイアウト及び演出は受託決定後、企画提案
　　　　内容を基に財団と協議を行った上で最終決定とする

　　②　上記①の明確化に当たっては、別紙３に掲げる各
　　　　　会場の課題を解決する方向性を示す提案をするこ
　　　　　と。

　　③　イベントは原則立食形式を想定すること。

　　④　受付、クローク'お荷物預かり)を設置すること、
　　　　又は同サービスを提供すること。

　　⑤　英語対応可能な司会を配置し、適切な司会進行を
　　　　行うこと。
　　⑥　英語対応可能なスタッフを適宜配置すること。

　　⑦　その他、イベント運営に必要な備品、什器等を手
　　　　配すること。

　　⑧　事前視察及びイベント実施当日、財団が会場の設営
　　　　他各種準 備状況の確認を行う際には、受託者も立ち
　　　　会うこと。

　　　　　２０１９年７月８日　
　　　　　東京観光財団が日本美術刀剣保存協会・刀剣博物館で開催

TOKYO ユニークベニューショーケースイベント
〜TOKYO cool traditions〜

●　東京都：ユニークベニユー活用推進における課題

※東京都財務局：事業評価票等から集約事業評価票

　　①　歴史と文化に彩られた
　　　　　文化施設の新しい活用手法を開拓

　　②　それぞれの施設が持つ
　　　　　世界観を際立たせる演出の模索

　　③　豊富なユニークベニューイベント経験を活かした
　　　　各施設とのスムーズな連携　⇒　各施設の意識改革

▼　▼　▼

それぞれの施設名が持つ東京の歴史や伝統、品格をベースとした

主催者・施設一体となって新たな東京魅力を発進出来る
土台作り

日本の伝統文化を体現する庭園や歴史的建造物、また地域との繋がりを象徴する施設…、

それぞれの施設が持つ東京の歴史や伝統、またその品格を活かしつつ、新しい演出手法を通して進化させることで東京の新しい魅力を創出する。

　またユニークベニューとしての施設利用は施設が本来大切にしている世界観に反しない魅力づくりであることを伝え、長期的な協力体制構築に向けた一歩目となることも目指していく

▼　　　▼ 　　▼

そのために…

◆　会場選定について

　　今回は庭園ユニークベニュー利活用の開拓を目的に実施例が少ない会場
　　（清澄庭園）を選定し、庭園ユニークベニユー活用における第２のフ
　　ラツグシップ化を目指し、提案いたします。

　【　刀剣博物館詳細　事例　】　　　　　　　　　

●　日本の伝統美

千年を超えて保存されながらも、悠然と美を感じる日本刀が展示されている空間。

時代を経て、現代もＣＯＯＬと称される日本の″美″。

Modan ＋ Traditionalを感じる特別な体験を演出

●　キーワード：伝統美､芸術､技術Modan

十Traditional、Ｃ００Ｌ､武士道

●　季節の花：竹、ほおずき、朝顔、アジサイ、ラベンダー、ひまわり 

“和″のイメージであり、洗練された表現が可能な″竹”を使用した装飾。

会場内の装飾やテーブル装花など各所に活用する。

会　会場展開案　平面図（会場使用計画）      

　●竹灯籠などの装飾（次ページ参照）

　●両国という地域特性でお相撲さんによるふるまいちゃんこ鍋の実施

 

名以内とする。

田庭園は歓談中に自由に鑑賞していただく、位置づけとする。

●　隣接する旧安田庭園も含めて活用することで、一体感を創出する。

　　　　　●　フラワーアレンジは日本の夏を表現する竹を活用。
　　　　　　　（出入口正面に装飾）
　　　　　　＊　ＳＤＧｓを意識して都内の間伐竹の再利用

●　ジヤパニーズキュイジーヌフュージョン　　　　　　　　　　　　　　　　
●　東京都酒造組合と連携蔵元のお酒を提供　　　　

　　＜ＷＡＳＡＲＡ〉とは

　　　土に還る一生分解性とコンポスタブルー